Doxa 1911

Incorporación de nuevos empleados, sin abrumarlos

Ofrezca a las personas el espacio y el tiempo que necesitan para prosperar en su nuevo trabajo.

Por Julia Phelan

Gestión de recursos humanos

Harvard Business Review

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Resumen. Una excelente experiencia de incorporación puede mantener a los nuevos empleados comprometidos y comprometidos, y aumentar su aprendizaje y preparación para su nuevo rol. Al tratar de garantizar que los nuevos empleados se sientan apoyados y preparados adecuadamente, algunas organizaciones inundan a los nuevos empleados con demasiada información. Incluso si los gerentes tienen las mejores intenciones, bombardean a los nuevos empleados con tareas, como pedirles que lean cada página del manual del empleado o exigirles que configuren Slack, correo electrónico, Box y todas las demás plataformas a la vez. – será contraproducente. Tres estrategias pueden ayudar a las organizaciones a mitigar esta sobrecarga y garantizar que los empleados tengan el espacio, el tiempo y los recursos mentales disponibles para aprender y prosperar en su nuevo trabajo.

Sabemos que la incorporación efectiva de nuevos empleados tiene un gran valor. Un buen proceso de incorporación (con información clara sobre los requisitos laborales, las normas organizacionales y las expectativas de desempeño) no solo mejora la productividad de los empleados, sino que también ayuda a aumentar la lealtad y el compromiso, y a disminuir la rotación.

Y, sin embargo, las organizaciones constantemente se quedan cortas. Según una encuesta de 2022 de la empresa de nóminas Paychex, solo alrededor de la mitad de los nuevos empleados están satisfechos con su experiencia de incorporación. Este fracaso puede impedir la formación de un vínculo emocional entre los nuevos empleados y la empresa, lo que afecta el compromiso e influye en la retención de los empleados. Las tasas de rotación de nuevos empleados pueden llegar al 20% en los primeros 45 días, y aproximadamente un tercio de los empleados abandonan sus nuevos trabajos dentro de los primeros 90 días de empleo.

Un error común es ofrecer una experiencia superficial que consista en un día de orientación y un paquete que explique los beneficios. Lo que es menos reconocido –pero igualmente destructivo y frecuente– es que algunas empresas “exageran” a sus empleados. En mi trabajo como consultor de diseño de aprendizaje, escucho historias de gerentes que, en los primeros días de sus nuevos empleados, leen con ellos cada página del manual del empleado y esperan que se pongan al día con Slack, el correo electrónico, Box, y todas las demás plataformas a la vez. O gerentes que llevan a los empleados a un “recorrido rápido” por una planta de fabricación y luego señalan todas las diferentes características en rápida sucesión.

Si bien estos líderes pueden tener buenas intenciones y estar deseosos de ayudar a sus nuevos empleados a aclimatarse a su función, bombardear a los nuevos empleados con una avalancha de información también puede resultar contraproducente. Nuestros cerebros sólo pueden procesar una cantidad finita de información nueva a la vez, y menos aún cuando somos novatos. Como resultado, los nuevos empleados son susceptibles al impacto de una carga cognitiva excesiva (extraña) durante la incorporación. Esto puede provocar una disminución del rendimiento o incluso que el nuevo empleado decida que el nuevo trabajo no encaja bien y se vaya.

En mi investigación, tanto en el mundo académico como en las corporaciones, identifiqué tres estrategias que los líderes pueden implementar para ayudar a reducir la sobrecarga de los empleados y garantizar que los nuevos empleados se incorporen de manera efectiva y eficiente.

Información de dosis en una secuencia lógica.

Si bien puede resultar tentador brindarles a los nuevos empleados una “manguera contra incendios” rápida con material de incorporación, en realidad, el aprendizaje efectivo es un proceso gradual y esforzado que requiere más de una sesión única o incluso una semana o dos. Y resulta (de manera algo contraria a la intuición) que cuanto más largo es el proceso de incorporación, más rápido los empleados adquieren competencia, porque pueden aprovechar conocimientos previos que ya han asimilado.

Comience el proceso de incorporación con los conceptos básicos esenciales, aclare su relevancia y luego desarrolle esta base en una secuencia lógica a lo largo del tiempo. Al hacerlo, su empresa retendrá más empleados nuevos y creará una cultura donde el aprendizaje continuo es una clara prioridad organizacional.

Por ejemplo, una empresa de comida rápida adoptó esta estrategia cuando cambió su enfoque hacia un modelo de aprendizaje continuo. Para empezar, los nuevos empleados pasan por un programa de capacitación específico, seguido de cuestionarios sobre temas clave varias veces al mes. Si no superan las pruebas, pasan por un proceso de reentrenamiento. Como resultado, la tasa de rotación de la empresa de comida rápida es inferior al 29% para los trabajadores de primera línea, significativamente menor que el promedio de la industria de alrededor del 86%.

Sea claro acerca de las expectativas.

Una comprensión clara de su función es uno de los predictores más consistentes del compromiso y la satisfacción laboral. Si no sabes lo que debes hacer, no puedes saber si estás en el camino correcto, y esa incertidumbre puede pasar factura mental.

Sin una orientación adecuada, los nuevos empleados deben navegar en un confuso laberinto de incertidumbres, que agota la capacidad mental de maneras no productivas o ineficientes. Las deficiencias comunes incluyen la falta de claridad sobre las responsabilidades laborales, la priorización de tareas, las estructuras de presentación de informes, los plazos o plazos y las métricas de desempeño. Estas ineficiencias en la comunicación pueden, para el nuevo empleado, generar ansiedad, estrés y reducir la confianza, especialmente si las personas tienen miedo de pedir ayuda o cometer errores.

Para garantizar la claridad de las funciones y preparar a los nuevos empleados para que realicen contribuciones significativas, considere las siguientes estrategias:

• Proporcione a los empleados un documento que describa expectativas y responsabilidades realistas para su función (y asegúrese de que coincida con la descripción del puesto). Por ejemplo, para fomentar la colaboración y el trabajo en equipo productivo, incluya detalles no solo del rol del nuevo empleado, sino también de cómo su rol encaja con los roles de otros miembros del equipo y los objetivos generales de la organización. Indique cualquier responsabilidad o proyecto que el nuevo empleado tomará la iniciativa. Enumere las prioridades de las tareas, así como un desglose aproximado de cuánto tiempo se asignará a las diferentes responsabilidades.
• Establezca objetivos realistas y manejables (tanto a corto como a largo plazo). Los objetivos a corto plazo deben ser cosas que esté seguro de que el nuevo empleado puede ejecutar; por ejemplo, programar un almuerzo una vez al mes con alguien de un equipo diferente o crear una programación para ayudar con la gestión del tiempo. A medida que pasa el tiempo, el nivel de responsabilidad puede aumentar y se pueden establecer objetivos a más largo plazo. Estas expectativas podrían incluir tareas como tomar un curso de oratoria para mejorar las habilidades de comunicación, liderar un proyecto para obtener experiencia de liderazgo o lograr una cierta cantidad de ventas durante el primer año en el trabajo.
• Comunique una visión de lo que su organización está trabajando para lograr y ayude a los empleados a ver cómo contribuyen al éxito de la empresa. Por ejemplo, si contratan a un empleado por sus habilidades de diseño, recalque la importancia de un buen diseño de producto para impulsar las ventas y el crecimiento.

Eliminar la “terminología interna” para evitar crear ansiedad “externa”.

Un tercer componente, y fundamental, de una buena experiencia de incorporación implica asegurarse de que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y con un sentido de pertenencia. Existe un peligro real de que los nuevos empleados no puedan aprender sobre su trabajo y su organización si se distraen preocupándose por encajar, encontrar personas con ideas afines con quienes conectarse o cuestionar su lugar en el gran esquema de las cosas..

Una de las formas más seguras de torpedear el sentido de pertenencia de un nuevo empleado es el uso de jerga interna o acrónimos sin explicación. Suponiendo una comprensión universal de términos comerciales como "LOE" (nivel de esfuerzo) o "RCA" (análisis de causa raíz), nombres específicos de la organización como informe TPS (que puede significar muchas cosas diferentes) o la asistencia rutinaria del personal a la " La conferencia AERA” (estos son ejemplos reales) está equivocada. Los nuevos empleados no necesariamente conocen estos términos, y su falta de conocimiento ralentiza la comprensión y puede crear sentimientos de exclusión, aprensión e insuficiencia.

Esta información “privilegiada” también se extiende a las personas dentro de la organización. Considere la experiencia de un nuevo colega, Edmund, que luchaba contra la incertidumbre cuando sus compañeros de trabajo se referían a otras personas de la empresa por su nombre de pila. Cada vez que sucedía, Edmund se preocupaba si conocía a esta “Sarah” o “Juan” aparentemente importante (sin presentaciones explícitas), y ¿qué decía sobre él si tenía que preguntar?

Para asegurarse de que todos estén informados, opte por explicar demasiado los términos, acrónimos y relaciones a los nuevos empleados. Incluya nombres completos y títulos cuando presente a las personas dentro de la organización. Proporcione a los nuevos empleados un glosario completo de términos específicos de la industria u organización, junto con un directorio detallado de la empresa. Este recurso puede ayudar a apoyar a los nuevos empleados en su transición y garantizar un proceso de incorporación más inclusivo e informado.

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Una excelente experiencia de incorporación no solo aumenta el aprendizaje y la preparación de los empleados para sobresalir en su nuevo rol, sino que también conduce a un mayor compromiso, lealtad y retención. Pero si bien el valor de una incorporación eficaz es indiscutible, la realidad es que muchas organizaciones (incluso aquellas que intentan evitar la formación insuficiente de sus empleados) se quedan cortas, van demasiado lejos en la dirección opuesta e inundan a los nuevos empleados con demasiada información. Al implementar estrategias que mitiguen la sobrecarga cognitiva, las organizaciones pueden garantizar que los empleados tengan espacio, tiempo y recursos mentales disponibles para aprender y prosperar en su nuevo trabajo.

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Julia Phelan, Ph.D. es un consultor de diseño de aprendizaje y experto en la aplicación de principios de ciencias del aprendizaje para crear experiencias de aprendizaje efectivas. Trabaja con organizaciones para ayudar a construir una sólida cultura de aprendizaje en el lugar de trabajo mejorando el diseño, la implementación y los resultados de la capacitación. Es cofundadora de To Eleven y ex científica investigadora en educación de UCLA. Conéctate con ella en LinkedIn.