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Equilibrio híbrido entre vida laboral y personal. Así es como Microsoft intenta solucionarlo.

Estrategias para ayudar a los empleados a establecer y respetar límites saludables.

Por Amanecer Klinghoffer

Equilibrio trabajo-vida

Harvard Business Review

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Resumen. Después de que los empleados de Microsoft se volvieran virtuales durante la pandemia de Covid-19, la investigación de la compañía encontró que la satisfacción de los empleados con el equilibrio entre la vida laboral y personal se redujo en 13 puntos porcentuales. ¿Por qué? Prácticas laborales insostenibles que los mantenían atados a la tecnología. Para mejorar el bienestar, la empresa descubrió las causas fundamentales: colaboración permanente, falta de tiempo para concentrarse y vacaciones y tiempo libre no utilizados, y se dispuso a solucionarlos. Sus acciones (priorizar el trabajo, establecer límites y reevaluar las reuniones) pueden ser implementadas por otras empresas que enfrentan desafíos similares en la fuerza laboral.

Si hubiera una palabra que haya definido el año 2021, estaría "abrumado". Después de un año y medio de pandemia, con bandejas de entrada desbordadas y reuniones consecutivas, la gente está cansada. La gente también está buscando una respuesta a este agotamiento digital, incluyéndome a mí. Como jefe de la función de análisis de personas de Microsoft, dedico mucho tiempo a explorar este problema mirando los datos.

Cuando mis colegas estudiaron las tendencias de productividad anónimas de millones de clientes de Microsoft en todo el mundo, vieron que un año después de la pandemia, el tiempo semanal dedicado a las reuniones de Teams se duplicó con creces y la persona promedio envió un 42% más de chats fuera del horario de atención. Si bien inicialmente esta parecía la mejor manera para que los equipos se mantuvieran conectados, desde entonces nos hemos dado cuenta de que estas videollamadas, correos electrónicos y chats ininterrumpidos se han convertido en una sobrecarga digital, y vemos los impactos en el bienestar en nuestras encuestas de empleados de Microsoft.. Entre abril y noviembre de 2020, la satisfacción de los empleados con el equilibrio entre la vida laboral y personal se redujo en 13 puntos porcentuales.

Entonces, mi equipo y yo nos propusimos descubrir las razones detrás de la caída e identificar las acciones basadas en datos que los gerentes y empleados podrían tomar para revertir las cifras en este entorno de trabajo híbrido.

Nos preguntamos, ¿qué podemos aprender de los patrones de actividad de nuestros empleados, el tiempo de vacaciones tomado y las encuestas? ¿Y qué pueden hacer los gerentes para crear una cultura en la que exista un equilibrio entre la vida laboral y personal y los empleados prosperen? ¿Uno en el que terminar su lista de tareas pendientes o evitar el trabajo fuera de horario no requiere un esfuerzo sobrehumano y una autodisciplina poco realista?

Las prácticas laborales virtuales que afectan el bienestar de los empleados

Para responder a estas preguntas, estudiamos la actividad de colaboración agregada y anónima y los datos de encuestas de miles de empleados de Microsoft a lo largo de muchos meses, la mayoría de los cuales trabajaban desde casa debido a la pandemia. En general, descubrimos que el exceso de colaboración, la falta de enfoque ininterrumpido y la omisión del tiempo libre fueron los principales impulsores de la disminución del equilibrio entre el trabajo y la vida privada que estábamos investigando.

A medida que aumentaba el tiempo de colaboración, disminuía el bienestar.

La primera parte de nuestro análisis, basado en la actividad laboral y los datos de sentimiento de abril de 2020, confirmó lo que pensamos que era cierto: los empleados que pasan la mayor parte del tiempo colaborando (asistiendo a reuniones, escribiendo correos electrónicos y enviando chats) obtienen una menor satisfacción con la vida laboral equilibrio que los colegas con menos horas de tiempo de colaboración.

Los empleados satisfechos con su equilibrio entre el trabajo y la vida privada asisten a un 25% menos de reuniones y dedican un promedio de 6 horas menos a la semana a colaborar en comparación con aquellos empleados con un sentimiento de equilibrio entre el trabajo y la vida neutral o desfavorable. Además, los empleados satisfechos con el equilibrio entre su vida laboral y personal tienden a enviar un 29% menos de correos electrónicos en general y un 36% menos de correos electrónicos después del horario laboral.

A medida que las personas dedican más tiempo a concentrarse, el bienestar mejora.

Por otro lado, vimos que los empleados satisfechos con el equilibrio entre su vida laboral y personal tenían 1,3 veces el número de horas de enfoque y 1,3 veces el número de bloques de enfoque de dos horas en comparación con los empleados menos satisfechos con su equilibrio entre el trabajo y la vida.

A medida que aumentaba el tiempo de vacaciones, también aumentaba el bienestar.

A continuación, analizamos los patrones en el tiempo de vacaciones tomado. Descubrimos que al comienzo de la pandemia, muchos empleados de Microsoft dejaron de tomar sus vacaciones por completo, ya que se refugiaron en el lugar, evitaron viajar y se quedaron en casa. De hecho, vimos que la cantidad promedio de tiempo de vacaciones registrado por los empleados de Microsoft en EE. UU. Se redujo hasta en un 83%.

Esa caída causó un efecto dominó, y pudimos ver en las cifras que tomarse vacaciones, o no, tiene un impacto real en la percepción de los empleados sobre el equilibrio entre la vida laboral y personal. Según nuestra investigación, vimos que los empleados en los EE. UU. Que pudieron tomarse un tiempo libre para recargar durante marzo o abril de 2020 tenían, en promedio, una percepción de equilibrio entre el trabajo y la vida personal 8 puntos porcentuales más alta en el mes de mayo que aquellos empleados que no tomaron tiempo libre durante esos meses.

Entonces, si parte del secreto del bienestar radica en menos reuniones, más tiempo de concentración y tomarnos un tiempo libre para recargar energías, ¿cómo lo hacemos exactamente? Aquí hay cuatro estrategias que diferentes equipos de Microsoft han comenzado a implementar.

Priorizar

Nuestros datos muestran que una de las cosas más importantes que puede hacer un gerente para mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal es ayudar a su equipo a priorizar. En particular, los empleados que no reciben apoyo de priorización de sus gerentes están mucho menos satisfechos con el equilibrio entre su vida laboral y personal. De hecho, los datos recopilados entre octubre y noviembre de 2020 muestran que el 81% de ellos están insatisfechos y el 42% no se sienten tan productivos como antes de la pandemia.

Como gerente mismo, sé que nunca conseguirlo todo hecho. Entonces, tuve que tener conversaciones difíciles con socios y otros equipos, para decir “Está bien, podemos hacer esto… pero significa que quizás no podamos hacer estas otras tres cosas. ¿Qué es lo más importante aquí? Para combatir realmente esta sobrecarga y mantener las cargas de trabajo sostenibles, no siempre podemos decir "y", todo se reduce a "una o la otra".

Mi equipo todavía bromea diciendo que la priorización también podría llamarse "ponerse en contacto con su Klinghoffer interior", ya que lo he dicho tanto. Pero se ha convertido en mi mantra por una razón.

La priorización es cómo creamos estabilidad incluso frente al caos. Es la plataforma fundamental del equilibrio entre el trabajo y la vida personal porque le permite a su equipo tomar el control, hablar y decir "no" a cosas que no son críticas para la misión, lo que al final significa menos reuniones, más tiempo de concentración y lo más importante, la libertad de tomarse un tiempo libre.

Reevaluar reuniones

Una vez que el trabajo se prioriza adecuadamente, el siguiente paso es reevaluar las reuniones del equipo. A continuación, presentamos algunas estrategias que nos han funcionado.

Construya descansos.

Un pequeño respiro entre las sesiones de colaboración es una oportunidad para que los empleados tomen un vaso de agua, se preparen para su próxima llamada o pasen mentalmente a un nuevo tema. Cuando cambiamos nuestro enfoque de maximizar el tiempo de reunión a maximizar la efectividad de la reunión, la investigación del cerebro de Microsoft muestra que las reuniones con solo un búfer de cinco a 10 minutos entre ellas no solo reducen los niveles de estrés para sus empleados, sino que también permiten un mejor enfoque y compromiso. En Outlook u otra plataforma de correo electrónico, las organizaciones pueden establecer un valor predeterminado para toda la empresa para estos descansos, o los empleados y equipos individuales pueden cambiar su propia configuración.

Evite sujetar la semana.

Al igual que los descansos entre reuniones, el tiempo al principio y al final de cada semana ayuda a los empleados a hacer la transición. Por ejemplo, las reuniones de los lunes por la mañana pueden presionar a los empleados para que se preparen durante el fin de semana, lo que contribuye a una mayor sensación de estar abrumado. En su lugar, designe los lunes por la mañana para concentrarse y prepararse para preparar al equipo para que colabore con éxito durante la semana. También hemos visto a muchos equipos de Microsoft adoptar los viernes sin reuniones como tiempo dedicado para terminar el trabajo clave y desconectarse por completo antes del fin de semana.

Presione pausa.

Un estudio reciente de Microsoft Research muestra que la multitarea en reuniones aumenta significativamente en reuniones cada vez más grandes. En el estudio, las personas también mencionaron con frecuencia que realizan múltiples tareas durante las reuniones que consideran irrelevantes o en las que no tienen interés o participación.

Por lo tanto, tómese el tiempo para retroceder y reevaluar la efectividad de las reuniones para su equipo preguntando por las perspectivas de los miembros de su equipo. Pregúntese también, ¿tiene reuniones propias con poca participación y muchas tareas múltiples? ¿Podrían ser más breves algunas reuniones? ¿Menos frecuente? ¿Quién realmente necesita estar allí? ¿Deberían ser recurrentes o solo programarse según sea necesario? ¿Necesitan ser reuniones en absoluto ?

Proteja el tiempo para concentrarse y establecer límites

Con el trabajo priorizado y las reuniones reducidas, anime a su equipo a priorizar el tiempo que dedican al trabajo enfocado y a establecer límites para protegerlo.

Fomente el tiempo de concentración.

Sugiera que su equipo reserve de manera proactiva bloques de tiempo para el trabajo enfocado cada semana para abordar las prioridades clave. Sacar este tiempo permite a los empleados participar en un trabajo profundo y sumergirse en proyectos sin distracciones ni interrupciones. Más tiempo de concentración significa más progreso, lo que significa menos abrumador. También significa menos trabajo en horas no laborables.

Utilice la tecnología para respetar las horas tranquilas.

El trabajo híbrido va más allá del "dónde" trabajamos, también se trata del "cuándo". Por ejemplo, equilibrar mi trabajo con mi horario personal a veces significa que revisar mi bandeja de entrada por la noche, cuando realmente puedo concentrarme, es la mejor manera de hacer el trabajo. Por otro lado, nuestra investigación muestra que un correo electrónico fuera de horario de un gerente puede tener un efecto dominó en el trabajo fuera de horario para el equipo.

La tecnología puede ayudar a su equipo a empoderar a todos para que trabajen de la manera que sea mejor para ellos y, al mismo tiempo, evitar esa mentalidad de “siempre activo”. Cuando trabajo por la noche, que es mi mejor forma de trabajar como individuo, aprovecho las funciones de "envío diferido" para asegurarme de que mis horarios de trabajo flexibles no se conviertan en el factor estresante nocturno de otra persona.

También animé a mi equipo a silenciar las notificaciones para eliminar la presión de revisar los correos electrónicos y los chats cuando sea el momento de dejar el trabajo. También hemos establecido normas de equipo sobre cuándo se esperan respuestas, para que nadie sienta que está constantemente de guardia.

Fomentar el tiempo libre

Por último, analice activamente las formas de facilitar que los empleados se tomen sus merecidas vacaciones.

Es posible que el tiempo libre no parezca como solía hacerlo.

La capacidad de desconectarse es clave para el equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Ya sea que se trate de vacaciones, vacaciones en casa, días de salud mental, días de enfermedad u observar días festivos religiosos, descansar y recargarse pueden significar cosas diferentes para diferentes personas. A fines de 2019, redefinimos la licencia por enfermedad en Microsoft para incluir los días de salud mental; poco nos dimos cuenta de lo importante que llegaría a ser unos meses más tarde, cuando la pandemia golpeara. También ofrecimos cinco días de bienestar a nivel mundial además de sus vacaciones asignadas regularmente para alentar a los empleados a tomar más tiempo libre.

En términos generales, ayude a su equipo a comprender que hay muchas razones para tomarse un tiempo que no dependen de viajes o viajes y que su bienestar es una prioridad para la que vale la pena tomarse el tiempo.

Facilite las vacaciones.

A los empleados les resultará difícil alejarse si no sienten que tienen la cobertura o el apoyo. Como su gerente, ofrézcase de manera proactiva para ayudar a cubrir cuando se vayan. También puede crear un sistema de compañeros que le dé a cada empleado a alguien para supervisar su trabajo mientras está fuera. Incluso puede facilitar los días de consenso cuando los miembros de su equipo acuerden tomarse un tiempo colectivamente para minimizar el correo electrónico y otro trabajo acumulado al que volverán.

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Los tiempos de transición y cambio importantes son una oportunidad para dar un paso atrás y repensar. A medida que el mundo cambia, la forma en que trabajamos también puede hacerlo. Lo más poderoso que he aprendido de nuestro estudio del equilibrio entre el trabajo y la vida personal es que nosotros, como gerentes, tenemos la oportunidad de desafiar el status quo y decir, "esto puede ser mejor".

Al centrarse en las tácticas anteriores, los gerentes pueden crear un mundo en el que la responsabilidad del equilibrio entre el trabajo y la vida personal no recaiga únicamente sobre los hombros de una persona. Se trata de establecer normas de equipo y un entorno que permita a todos concentrarse en el impacto, no en la actividad. Al crear claridad e identificar lo importante, los gerentes permiten a sus empleados hacer su mejor trabajo y prosperar en un entorno híbrido.

Dawn Klinghoffer es la jefa de análisis de personas de Microsoft.