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¿Prefieres a los candidatos que responden rápidamente?

La investigación reveló que el tiempo de respuesta de un candidato puede influir en las decisiones de contratación con la misma fuerza que las cualificaciones tradicionales

Por Eric M. VanEpps y Einav Hart

Contratación y reclutamiento

Harvard Business Review

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Resumen. Los responsables de contratación creen que priorizan la experiencia, las credenciales y la idoneidad del candidato al revisar las solicitudes de empleo. Sin embargo, un nuevo estudio reveló que la rapidez con la que los candidatos responden a los mensajes influye enormemente en quién es contratado. Un análisis de más de 11 millonesLas transacciones en Fiverr y una serie de experimentos controlados revelaron que incluso una demora de una hora puede reducir drásticamente las posibilidades de un candidato, llegando a ser más importante que las calificaciones más altas o las solicitudes más sólidas. Los gerentes interpretan implícitamente las respuestas rápidas como señales de competencia, cordialidad y disposición para futuras consultas; sin embargo, pocos reconocen la importancia de este indicador. Para evitar pasar por alto talento valioso, los líderes deben decidir explícitamente cuándo la rapidez es realmente crucial, y los solicitantes de empleo deben responder con prontitud, pero con autenticidad.

Cada vez que tomas una decisión de contratación, probablemente tienes en mente una serie de criterios para evaluar a los candidatos. Los filtras según cualificaciones objetivas como años de experiencia y títulos académicos, y tal vez también incorporas consideraciones más subjetivas, como cartas de recomendación y la calidad de la carta de presentación. Seguramente contactas con varios candidatos, pero ¿cómo decides finalmente a quién contratar?

En una nueva investigación publicada en Management Science, identificamos una métrica adicional que los gerentes utilizan de forma sistemática, a pesar de que posiblemente no sean conscientes de su propia preferencia: la velocidad de respuesta de los solicitantes de empleo.

Descubrimos que las personas suelen elegir a los candidatos que responden rápidamente, incluso cuando tienen una opción de mayor calidad. En un análisis de decisiones de contratación reales, los retrasos en la respuesta de los candidatos, incluso de tan solo unos minutos, afectaron significativamente sus posibilidades de ser contratados.

Para ayudar a los líderes a tomar las mejores decisiones de contratación, primero deben ser conscientes de cómo influye la velocidad en su proceso de toma de decisiones y determinar si realmente les ayuda a elegir a la persona más adecuada para el puesto.

Por qué importa la velocidad de respuesta

Iniciamos esta investigación considerando el trabajo por contrato y las oportunidades de trabajo independiente. Analizamos más de 11 millones de transacciones en el mercado global Fiverr e identificamos una relación positiva y significativa entre la rapidez con la que un solicitante de empleo respondía al contacto inicial de un empleador (como hacer una pregunta o dar seguimiento a una solicitud) y los resultados de contratación. En promedio, encontramos que una demora de una hora en el tiempo de respuesta de un candidato reducía en un 46% la probabilidad de ser contratado. Y aquellos que respondían más de 24 horas después de recibir un mensaje directo de un posible empleador tenían un 90% menos de probabilidades de ser contratados en comparación con un candidato que respondía de inmediato. De hecho, la velocidad de respuesta es un predictor tan poderoso que un trabajador promedio de Fiverr que esperara tres horas adicionales para responder perjudicaría sus propias posibilidades de ser contratado tanto como si su calificación (basada en trabajos anteriores) fuera un 20% menor.

Esta penalización por velocidad se mantuvo constante en todos los tipos de trabajo, tamaño del contrato, salario, experiencia en Fiverr y otras variables de control.

¿Por qué la rapidez de respuesta es un factor tan importante para los gerentes? Además de la preocupación directa por la eficiencia a la hora de cubrir puestos rápidamente, nuestra investigación reveló que las personas consideran la rapidez de respuesta una señal valiosa de otros rasgos de carácter positivos, tanto cuando los participantes consideran la contratación para trabajos temporales como para empleos a largo plazo.

En varios experimentos posteriores con más de 8600 participantes, les pedimos que imaginaran cómo sería contratar a candidatos para un puesto de trabajo, teniendo en cuenta su respuesta al mensaje inicial del empleador. También se les pidió que calificaran a los trabajadores según factores como la competencia, la calidez y las habilidades comunicativas.

En algunos experimentos, los participantes evaluaron a un único candidato que respondió en una hora o en dos días, y en otros se les pidió que evaluaran a varios candidatos con tiempos de respuesta variables. El contenido de las respuestas se mantuvo constante: describían cómo planeaban realizar el trabajo (por ejemplo, un fotógrafo profesional describía cómo llevaría a cabo una sesión fotográfica). En todos nuestros experimentos, la velocidad de respuesta predijo positivamente las evaluaciones de la competencia, la cordialidad y la capacidad de respuesta futura de los candidatos, y los participantes indicaron que serían mucho más propensos a contratar a quienes respondieran rápidamente.

También descubrimos que las respuestas más rápidas pueden incluso compensar las calificaciones de menor calidad. En un estudio experimental, pedimos a los participantes que evaluaran a un proveedor de catering en un escenario hipotético en el que imaginaban contactarlo con algunos detalles básicos sobre un evento próximo. Además de la velocidad de respuesta del proveedor (ya sea "en una hora" o "al final del día"), manipulamos si el perfil del proveedor presentaba una calificación de calidad relativamente baja (4,25 de 5 estrellas), una calificación de calidad relativamente alta (4,85 de 5 estrellas) o ninguna calificación de calidad. De hecho, los participantes prefirieron contratar al proveedor de 4,25 estrellas que respondió rápidamente que al proveedor de 4,85 estrellas que tardó más en responder.

Esto no es exclusivo de las empresas de catering, sino que se aplica a muchas situaciones de contratación. Observamos mayores tasas de contratación para quienes respondieron con mayor rapidez en todas las categorías laborales que aparecen en Fiverr (por ejemplo, análisis de datos, marketing, contabilidad, animación) y evaluaciones positivas en estudios experimentales sobre diversas profesiones, como fotógrafos, correctores de textos web e incluso médicos.

También descubrimos que los empleadores podrían no ser conscientes de sus propias preferencias. En un estudio, pedimos a los participantes que se imaginaran que eran empleadores o candidatos a un puesto de trabajo y que calificaran sus expectativas sobre la rapidez de respuesta. Solo el 10 % de quienes se pusieron en el lugar de los gerentes dijeron que esperarían una respuesta en el plazo de una hora. De manera similar, solo el 10 % de los empleadores imaginarios expresaron que los candidatos deberían responder con esa rapidez.

Si bien los gerentes suelen afirmar que la rapidez no es tan importante como otros factores, como la calidad de la solicitud o la idoneidad del candidato para el puesto, nuestra investigación demuestra que, de hecho, le otorgan una importancia desproporcionada en sus decisiones. Aunque los gerentes crean que la velocidad de respuesta no es un factor primordial, influye constantemente en sus juicios y preferencias.

Estos hallazgos podrían sugerir que la automatización beneficiaría a quienes buscan empleo, ya que podrían configurar respuestas automáticas para contestar de inmediato a las solicitudes o crear plantillas de solicitud para agilizar el proceso. Sin embargo, estudios adicionales que realizamos indican lo contrario. Cuando pedimos a los participantes que consideraran las respuestas etiquetadas como generadas automáticamente o que se sospechaba que lo eran, los beneficios de la rapidez de respuesta desaparecieron. A los participantes no les gustó recibir mensajes automatizados, porque la velocidad de respuesta de un algoritmo ya no indica nada sobre la cordialidad, la competencia o la capacidad de respuesta futura del solicitante.

Cómo superar el punto ciego de velocidad

Para tomar las mejores decisiones sobre futuros empleados, los responsables de contratación deben ser conscientes de los posibles sesgos subconscientes que influyen en sus decisiones. Por supuesto, en algunos sectores y para ciertos puestos, la rapidez de respuesta puede ser un factor crucial a tener en cuenta. Al fin y al cabo, una comunicación más ágil facilita la eficiencia en toda la organización, y la capacidad de respuesta futura de los empleados puede ser algo que les importe a los empleadores. Sin embargo, priorizar la rapidez podría, sin querer, descartar a excelentes candidatos.

Antes de evaluar a los candidatos, los líderes deben preguntarse: ¿Qué métricas deben priorizarse? ¿Importa más la rapidez que la calidad, la compatibilidad de personalidad u otros atributos? No siempre existe una relación inversa entre la rapidez de respuesta y la calidad del trabajador (de hecho, a veces los que responden más rápido pueden ser los más capaces), pero incorporar la rapidez de respuesta en el proceso de evaluación puede, sin querer, priorizarla a menos que se aborde explícitamente. Ser conscientes de esta dependencia de la rapidez de respuesta es fundamental.

Para quienes buscan empleo, independientemente de lo que digan los empleadores, responder con rapidez puede darles una ventaja sobre otros candidatos. Preparar con anticipación cualquier documento adicional que un empleador pueda solicitar (como un portafolio, por ejemplo) puede ayudarles a causar una buena impresión si se ponen en contacto con ustedes. Y tengan cuidado al usar IA u otras herramientas para automatizar sus mensajes: responder rápidamente de una manera que parezca poco auténtica puede ser contraproducente.

Es importante señalar que nuestros datos se basaron principalmente —aunque no exclusivamente— en evaluaciones de contratos a corto plazo, lo que significa que es posible que nuestros hallazgos no predigan con exactitud cómo reaccionan los líderes ante la rapidez de respuesta al contratar personal para puestos de mayor duración. Sin embargo, observamos que la rapidez de respuesta genera beneficios significativos en la evaluación de las personas, con importantes implicaciones para las decisiones de contratación en una variedad de tareas, puestos y tipos de contrato, y esperamos que estos resultados sean aplicables a contextos que van más allá de lo que estudiamos directamente.

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Tanto los datos reales del mercado como los datos experimentales demuestran que la velocidad de respuesta predice la probabilidad de contratación. Los empleadores utilizan la velocidad de respuesta de los solicitantes de empleo como indicador de su capacidad de respuesta futura y seleccionan a los candidatos en consecuencia. Incluso en presencia de otras características que influyen en la evaluación de los candidatos, como las calificaciones de calidad o el contenido del mensaje, nuestra investigación muestra que la velocidad de respuesta suele destacar como una métrica relevante. Es posible que los gerentes no se den cuenta de la importancia que le dan a la velocidad de respuesta, pero esta influye constantemente en las decisiones de contratación. Recomendamos a quienes contratan que sean conscientes de su dependencia de esta métrica y que tomen decisiones explícitas sobre cuánto control le dan al tiempo de respuesta.

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Eric M. VanEpps es profesor asociado de marketing en la Escuela de Posgrado de Administración Owen de la Universidad de Vanderbilt. Sus áreas de investigación incluyen la gestión de la imagen, el comportamiento del consumidor y la provisión de información.

Einav Hart es profesora adjunta de administración en la Facultad de Negocios Costello de la Universidad George Mason. Sus áreas de investigación incluyen la negociación y las conversaciones difíciles, la gestión de conflictos y el comportamiento organizacional.