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Cómo la IA puede ayudar a los gerentes a analizar los problemas

Por Elisa Farri y Gabriele Rosani

Generative AI

Harvard Business Review

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Resumen. La inteligencia artificial tiene el potencial de convertirse en un socio de pensamiento para los gerentes, ayudándolos con el pensamiento estratégico, el desarrollo del liderazgo y la toma de decisiones. Pero, si bien dos tercios de los gerentes ven este potencial, actualmente solo el 30% se siente preparado para usar la tecnología con este propósito. Este artículo ayuda a cerrar esta brecha al presentar un proceso llamado co-pensamiento en el que los gerentes siguen un marco de cuatro pasos: asignar un rol a la IA, definir el entorno, delinear el diálogo y crear indicaciones estructuradas. Las mejores prácticas para el co-pensamiento incluyen participar activamente, cuestionar los resultados de la IA e involucrar a los equipos para mejorar la colaboración. Al adoptar estos enfoques, los humanos y la IA trabajando juntos pueden lograr resultados de alta calidad que no serían posibles trabajando por separado.

Ahora que las organizaciones tienen un acceso más amplio a los modelos de IA de generación conversacional, muchos gerentes comprenden que la tecnología puede ir mucho más allá de las tareas de productividad simples. Dos tercios de los gerentes creen ahora que la IA de generación tiene el potencial de ser su socio de pensamiento, brindando nuevas perspectivas, sopesando los pros y los contras, evaluando las compensaciones, mejorando el pensamiento estratégico y apoyando el desarrollo del liderazgo. Pero si bien las expectativas para el futuro son altas, queda un largo camino por recorrer. Hoy, solo el 30% de los gerentes informan que tienen las habilidades y el conocimiento para usar la IA de generación de esta manera.

Afortunadamente, los gerentes pueden superar esa brecha rápidamente. Basándonos en nuestra experiencia, en innumerables conversaciones y en miles de iteraciones de indicaciones, hemos creado una Guía de HBR con instrucciones y herramientas para ayudar a los gerentes a utilizar cualquier herramienta de inteligencia artificial de generación conversacional como un socio de pensamiento.

Con estas técnicas, los humanos y la IA trabajando juntos pueden lograr resultados de alta calidad que no serían posibles trabajando por separado. A este proceso lo llamamos “pensamiento conjunto” y este artículo le mostrará cómo empezar.

El poder del co-pensamiento

Gen AI puede utilizarse como socio de pensamiento para cualquier cosa, desde la preparación de discursos hasta el análisis de causas fundamentales y la formulación de estrategias. Veamos algunos ejemplos:

• Mario es gerente de proyectos en una planta de fabricación y, a menudo, él y su equipo deben resolver desafíos técnicos. Descubrir las causas fundamentales de los problemas es una tarea recurrente, pero compleja. Mario ha diseñado un diálogo estructurado con gen AI para ayudarlo a analizar cada problema. Siempre que surge uno nuevo, ajusta y prueba su secuencia de indicaciones. 
• Kim es gerente de comunicaciones en una gran empresa de bienes de consumo. Ha estado utilizando gen AI tanto para redactar comunicados de prensa como para evaluar cómo podrían reaccionar a ellos las distintas partes interesadas. Kim entabla una conversación bidireccional en la que pide a gen AI que actúe como partes interesadas específicas y debata con ella sobre el contenido de cada borrador. La regla general de Kim es desafiar y ser desafiada por la IA durante el diálogo. 
• Amy es una líder financiera en una gran empresa de tecnología que tiene la tarea de promover una iniciativa de cambio que transformará a su departamento de un proveedor de servicios interno a un socio estratégico para las unidades de negocios. Amy ha creado una secuencia de indicaciones de inteligencia artificial gen que los miembros de su equipo pueden ejecutar para ayudarlos a comprender y reflexionar sobre cómo adoptar la nueva mentalidad y los comportamientos que requerirá esta iniciativa.

Estas historias arrojan luz sobre una forma de interactuar con la IA que va mucho más allá de simplemente responder preguntas o pulsar un botón y obtener un resultado. Implica una conversación activa de ida y vuelta, de la que se pueden ver ejemplos en la tabla siguiente, en la que tanto el ser humano como la IA aportan ideas y se basan en las ideas del otro en cada paso del diálogo.

Acciones para directivos e IA en diálogos de co-pensamiento

Los humanos y la IA aportan ideas y se basan en los pensamientos de los demás de diferentes maneras.

Qué puede hacer el gerente en el diálogo

● Proporcionar contexto

● Dar su opinión

● Dar opciones

● Ofrecer retroalimentación

● Hacer comentarios

● Agregar o eliminar opciones o ideas

● Seleccionar

● Verificar

● Validar

● Decidir

Qué puede hacer la IA en el diálogo

● Articular

● Ejemplificar

● Definir criterios

● Use diferentes sombreros

● Proponer

● Elaborar

● Sugerir

● Analizar pros y contras

● Dar diferentes perspectivas

● Cuestionar opiniones

El valor de un diálogo de co-pensamiento no está solo en el resultado sino también en el diálogo en sí mismo: de hecho, el valor se co-crea a través de los distintos pasos de la conversación entre humanos e IA.

Ejecutivos de diversos puestos han hablado sobre el uso de gen AI como co-pensador. Masayoshi Son de Softbank ha dicho: “Chateo con ChatGPT todos los días” para intercambiar ideas y estrategias comerciales. Jeff Maggioncalda de Coursera calificó a gen AI como “un increíble compañero de pensamiento que está cambiando la forma en que hago mi trabajo”.

Fuera de los puestos directivos, nos encontramos con directivos de todos los niveles que adoptan el pensamiento colaborativo. Valentin Marguet, director de proyectos de Ferrari, comentó que “para la resolución de problemas técnicos, la IA generativa puede actuar como un socio colaborador, actuando como experto metodológico y guiando procesos de pensamiento estructurados para explorar sistemáticamente las causas fundamentales”. Creemos que estos enfoques pueden ayudar a cualquier líder o gerente y que el momento de empezar es ahora.

Cómo diseñar un diálogo de co-pensamiento con IA

Hemos creado un marco de cuatro pasos para ayudar a los gerentes a diseñar con éxito un diálogo de co-pensamiento con la generación de IA.

Paso 1: Asigna un rol a la IA. Define el rol específico que quieres que asuma la IA, como actuar como un experto, un miembro del equipo o un abogado del diablo. Utiliza frases introductorias como “Actúa como…”, “Ayúdame…”, “El resultado del diálogo será…”, etc.

Paso 2: Defina el entorno. Elija el entorno en el que desea que se desarrolle la conversación. ¿Quién participa en la conversación? ¿Debería ser una interacción individual entre usted y la IA o una interacción individual entre varios (por ejemplo, en una reunión de equipo o un taller)?

Paso 3: Esboza el diálogo. Imagina una secuencia de preguntas y afirmaciones que aclaren quién hace qué entre tú y la IA. Define con precisión qué aportará la IA y qué aportará el humano; dejar que el diálogo fluya al azar aumenta el riesgo de que se desvíe de su curso.

Paso 4: Crea el mensaje. Escribe el mensaje basándote en el esquema que hayas elaborado. Puedes usar gen AI para ayudarte a refinar aún más el mensaje; por ejemplo, puedes escribir en el chat: “Tengo este esquema de un diálogo y necesito tu ayuda para convertirlo en un mensaje estructurado que puedas ejecutar conmigo: '[ inserta tu esquema aquí ]'”.

La barra lateral “Dos diálogos de co-pensamiento para probar” le muestra dos indicaciones que se crearon utilizando este marco. Le recomendamos que las copie y pegue en cualquier modelo de IA de su elección y comience su diálogo ahora. Después de haber realizado el diálogo una vez, intente modificar la indicación para abordar un desafío profesional al que se enfrenta, o diseñe un nuevo diálogo desde cero. Cuanto más experimente con diálogos de co-pensamiento, más rápido mejorarán sus habilidades.

Cómo aprovechar al máximo sus diálogos Gen AI

Nuestra investigación nos permitió contactar a Jessica Tompkinson, exdirectora global de comunicaciones y asuntos corporativos en Unilever Operations. Ella compartió algunos de sus altibajos a la hora de aprender a usar gen AI como co-pensadora. “Al recordar mis primeras indicaciones, lo que recibía no servía para lo que necesitaba. Tuve que cambiar mi enfoque y comencé a conversar con gen AI como lo haría con un colega o una agencia. La conversación de ida y vuelta mejoró significativamente el resultado y permitió que las herramientas aprendieran más en el proceso”.

Al comenzar a utilizar Gen AI como co-pensador, al principio puede esperar resultados dispares. Seguir las prácticas recomendadas de esta lista de cosas que se deben y no se deben hacer puede ayudar a acelerar su curva de aprendizaje.

Dos

• Adopte una mentalidad conversacional: acérquese a la IA gen como si estuviera hablando con un colaborador humano. La máquina puede funcionar de manera similar al método socrático, mejorando su pensamiento crítico a través del diálogo. Puede pedirle a la IA gen que lo guíe a través de un diálogo estructurado sobre un tema o asunto que elija, desarrollando sus respuestas, agregando dimensiones que se hayan pasado por alto y dando lugar a preguntas de seguimiento.
• Participe activamente: debe interactuar con la máquina en una interacción de ida y vuelta. Ambas partes aportan comentarios y plantean desafíos mutuos y, en última instancia, crean juntos el resultado. Para recibir consejos adecuados, respuestas personalizadas y sugerencias útiles, comience por ofrecer una descripción general breve y precisa de su situación con un contexto claro. Luego, desarrolle esa información participando activamente: comparta sus reflexiones y experiencias personales y haga preguntas de seguimiento.
• Desafíe a la IA: como en un diálogo con un humano, es valioso que haya cierta fricción en el proceso de pensamiento. Pídale a la IA que proporcione diferentes perspectivas, ideas u opciones que haya pasado por alto. No se detenga en el primer resultado generado ni se conforme demasiado rápido con lo que le brinda la IA. Por ejemplo, pregunte: “¿Nos estamos olvidando de algún aspecto importante?” o “¿Qué sucedería si analizáramos este problema desde el punto de vista de...?”.

Qué no hacer

• Trabajar solo: cuando las personas trabajan predominantemente solas con IA generativa, en lugar de involucrarse activamente con compañeros de equipo humanos, se puede reducir la comunicación interpersonal y el intercambio de conocimientos dentro del equipo. Esto puede obstaculizar el juicio basado en el equipo y la capacidad de prevenir y mitigar riesgos. Tómese descansos de las interacciones individuales con IA para interactuar cara a cara con los compañeros de equipo, involucre a otros colegas en el proceso asistido por IA, busque comentarios de expertos, integre diversos puntos de vista y fomente el aprendizaje entre pares.
• Vaya demasiado rápido: puede tender a escribir, hacer clic o avanzar demasiado rápido. La velocidad a la que se ejecuta la IA gen puede hacer que los humanos se apresuren sin reflexionar. Solicite a la IA que lo ayude a hacer una pausa y reflexionar: solicite explícitamente a la IA que le pida su opinión, asegurándose de que tenga tiempo para reflexionar y validar antes de seguir adelante.

...

Pronto, los gerentes que desarrollen sus capacidades de inteligencia artificial de última generación estarán por delante de los gerentes que no lo hagan. Es hora de ensuciarse las manos con la inteligencia artificial de última generación, de entender cómo usarla para usted, su equipo y la empresa. Identifique las tareas en las que puede experimentar con el pensamiento conjunto. Establezca prioridades, lleve un registro de los beneficios, los riesgos y las lecciones aprendidas, y compártalas con su equipo. Es su trabajo actuar como un modelo a seguir en el pensamiento conjunto, animando a su equipo a debatir lo que va bien y lo que se podría mejorar, y recopilar los aprendizajes de forma estructurada a medida que evoluciona la tecnología.

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Elisa Farri es vicepresidenta, codirectora del  Management Lab de Capgemini Invent y Thinkers50 Radar Class of 2023. Es coautora del próximo libro HBR Guide to Generative AI for Managers.

Gabriele Rosani es director de contenido e investigación en  el Management Lab de Capgemini Invent. Es coautor del próximo libro HBR Guide to Generative AI for Managers.