Cómo rediseñó Netflix las reuniones de la Junta
Por David Larcker y Brian Tayan
Harvard Buseiness Review
Gobierno corporativo
La junta directiva de una empresa pública tiene una larga lista de responsabilidades de supervisión, pero no siempre ocurre que los directores reciban la información que necesitan para tomar decisiones plenamente informadas sobre asuntos clave, como la estrategia, la sucesión y el monitoreo del desempeño. Recientemente estudiamos un enfoque novedoso para compartir información en Netflix que proporciona un modelo para superar este déficit de gobernanza.
En la mayoría de las empresas, los directores tienen una comprensión menos completa de la empresa que los ejecutivos debido a su limitada exposición a las actividades cotidianas. El formato de la información que reciben hace poco para superar este déficit de información. El libro de cartón típico de una gran corporación es una densa presentación de PowerPoint que abarca cientos de páginas de longitud. Algunos directores encuentran que estas presentaciones son pesadas en datos, pero poco analíticas.
Además, la dinámica de la sala de juntas impide el flujo de información, especialmente en entornos donde el CEO mantiene un control estricto sobre el contenido presentado, cuando las presentaciones están escritas cuidadosamente, y cuando las presentaciones son realizadas solo por un número limitado de ejecutivos.
Netflix tiene un enfoque radicalmente diferente. Incorpora dos prácticas únicas. En primer lugar, los miembros de la junta asisten periódicamente (en una capacidad de observación únicamente) a las reuniones mensuales y trimestrales de la alta gerencia. Además, la comunicación con la junta se presenta en forma de una breve nota en línea que permite a los directores hacer preguntas y hacer comentarios dentro del documento. Los ejecutivos pueden enmendar el texto y responder preguntas en lo que es esencialmente un documento vivo. Creemos que estas dos innovaciones contribuyeron significativamente al extraordinario rendimiento de Netflix en los últimos años.
Gobernanza al caminar
A diferencia del enfoque rígido y formalizado de la mayoría de las interacciones director-ejecutivo, Netflix alienta a los miembros de su junta a pasar tiempo viendo cómo la empresa opera "en la naturaleza". La compañía tiene tres reuniones ejecutivas programadas regularmente a las que asisten miembros de la junta
Un director describe el beneficio de asistir a reuniones de administración: "Se ve un nivel diferente de dinámica del equipo ejecutivo. Realmente ves cómo contribuyen los diferentes individuos, ves su experiencia, ves la voz que tienen alrededor de la mesa y ves la dinámica con el CEO. Verás cómo se procesaron los temas que se discutieron, resolvieron e informaron en una reunión de la junta".
Los directores de Netflix creen que la exposición directa a las discusiones estratégicas activas les proporciona un conocimiento mucho más profundo de la empresa que las visitas organizadas a las oficinas o instalaciones de la compañía. También creen que la interacción frecuente con el equipo ejecutivo senior posiciona bien a la junta para una eventual sucesión de CEO. Un pequeño riesgo: Hastings advierte que los directores que otorgan este nivel de acceso a la discusión y documentación de la gerencia necesitan ejercitarse la autocontención para influir en las decisiones fuera de la sala de juntas.
Una nueva forma de escribir notas de la Junta
La próxima innovación es que las comunicaciones de la junta de Netflix están estructuradas en memos en línea de aproximadamente 30 páginas en forma narrativa que no solo incluyen enlaces para respaldar el análisis sino que también permiten el acceso abierto a todos los datos e información sobre los sistemas compartidos internos de la compañía. Esto incluye la capacidad de los directores para hacer preguntas aclaratorias de los autores en cuestión. Este memo trimestral está escrito y compartido con los 90 ejecutivos principales, así como también con el consejo.
La nota en sí misma consiste en texto escrito que destaca el desempeño comercial, las tendencias de la industria, los desarrollos competitivos y otros asuntos estratégicos y de organización. Los datos de alto nivel se resumen en cuadros y gráficos, pero el énfasis de la nota es principalmente la discusión escrita y el análisis de problemas. Los enlaces integrados dentro de cada sección de la nota conectan al lector con análisis complementarios, datos y detalles que respaldan y amplían la discusión escrita.
Los miembros de la junta reciben la nota unos días antes de las reuniones de la junta y son autodirigidos al revisar el material y hacer clic para revisar el análisis complementario sobre temas o cuestiones que consideran más importantes, interesantes o que requieren la mayor atención desde un punto de vista fiduciario. Los directores estiman que pasan de cuatro a seis horas en preparación. Tienen la capacidad de formular preguntas o pedir aclaraciones directamente en la nota digital, a lo que la administración superior responde antes de la reunión. Los directores toman ventaja activa de esta capacidad.
Debido a que los directores están ampliamente preparados, las reuniones de la junta son significativamente más eficientes, con un enfoque en las preguntas y el debate en lugar de la presentación. Las reuniones duran entre tres y cuatro horas (en comparación con todo el día o varios días en muchas grandes empresas). Los altos ejecutivos asisten a las reuniones de la junta y responden preguntas si es necesario.
El enfoque de Netflix para la gobernanza de la junta está enraizado y refleja la cultura y el liderazgo de la compañía. La cultura de Netflix enfatiza la iniciativa individual, el intercambio de información y un enfoque en los resultados en lugar de los procesos. En palabras de un director: "A muchos directores ejecutivos les gusta la noción de transparencia. La diferencia es que Reed ha decidido implementar mecanismos ... que realmente lo hacen realidad ".
Los directores de Netflix creen que estos procesos les dan confianza en la administración, especialmente cuando enfrentan desafíos. Los ejemplos incluyen su feroz competencia con Blockbuster por el dominio en el mercado de suscripción de DVD, las costosas decisiones de invertir en contenido para su sitio web, la expansión internacional y el costo y el riesgo significativos de producir contenido original. Según un director, "es difícil imaginar que podríamos haberlo hecho sin el conocimiento profundo de las operaciones y las personas".
Los directores de las principales compañías toman en serio su trabajo de supervisión, pero con demasiada frecuencia se ven perjudicados por la falta de transparencia y de información utilizable. Netflix proporciona un modelo para las empresas que buscan superar este desafío.
David Larcker es el Profesor James Irvin Miller de Contabilidad y Facultad Senior en el Rock Center for Corporate Governance en la Universidad de Stanford. Es coautor de los libros Corporate Governance Matters y A Real Look at Real World Corporate Governance.
Brian Tayan es investigador en el Rock Center for Corporate Governance en la Universidad de Stanford. Es coautor de los libros Corporate Governance Matters y A Real Look at Real World Corporate Governance.
Harvard Buseiness Review
Gobierno corporativo
La junta directiva de una empresa pública tiene una larga lista de responsabilidades de supervisión, pero no siempre ocurre que los directores reciban la información que necesitan para tomar decisiones plenamente informadas sobre asuntos clave, como la estrategia, la sucesión y el monitoreo del desempeño. Recientemente estudiamos un enfoque novedoso para compartir información en Netflix que proporciona un modelo para superar este déficit de gobernanza.
En la mayoría de las empresas, los directores tienen una comprensión menos completa de la empresa que los ejecutivos debido a su limitada exposición a las actividades cotidianas. El formato de la información que reciben hace poco para superar este déficit de información. El libro de cartón típico de una gran corporación es una densa presentación de PowerPoint que abarca cientos de páginas de longitud. Algunos directores encuentran que estas presentaciones son pesadas en datos, pero poco analíticas.
Además, la dinámica de la sala de juntas impide el flujo de información, especialmente en entornos donde el CEO mantiene un control estricto sobre el contenido presentado, cuando las presentaciones están escritas cuidadosamente, y cuando las presentaciones son realizadas solo por un número limitado de ejecutivos.
Netflix tiene un enfoque radicalmente diferente. Incorpora dos prácticas únicas. En primer lugar, los miembros de la junta asisten periódicamente (en una capacidad de observación únicamente) a las reuniones mensuales y trimestrales de la alta gerencia. Además, la comunicación con la junta se presenta en forma de una breve nota en línea que permite a los directores hacer preguntas y hacer comentarios dentro del documento. Los ejecutivos pueden enmendar el texto y responder preguntas en lo que es esencialmente un documento vivo. Creemos que estas dos innovaciones contribuyeron significativamente al extraordinario rendimiento de Netflix en los últimos años.
Gobernanza al caminar
A diferencia del enfoque rígido y formalizado de la mayoría de las interacciones director-ejecutivo, Netflix alienta a los miembros de su junta a pasar tiempo viendo cómo la empresa opera "en la naturaleza". La compañía tiene tres reuniones ejecutivas programadas regularmente a las que asisten miembros de la junta
- Las reuniones del personal (R-Staff) son reuniones mensuales de los siete líderes principales.
- Las reuniones del personal ejecutivo (E-Staff) son reuniones trimestrales de los 90 ejecutivos principales.
- Las revisiones comerciales trimestrales (QBR) son reuniones de dos días de los mejores 500 empleados.
Un director describe el beneficio de asistir a reuniones de administración: "Se ve un nivel diferente de dinámica del equipo ejecutivo. Realmente ves cómo contribuyen los diferentes individuos, ves su experiencia, ves la voz que tienen alrededor de la mesa y ves la dinámica con el CEO. Verás cómo se procesaron los temas que se discutieron, resolvieron e informaron en una reunión de la junta".
Los directores de Netflix creen que la exposición directa a las discusiones estratégicas activas les proporciona un conocimiento mucho más profundo de la empresa que las visitas organizadas a las oficinas o instalaciones de la compañía. También creen que la interacción frecuente con el equipo ejecutivo senior posiciona bien a la junta para una eventual sucesión de CEO. Un pequeño riesgo: Hastings advierte que los directores que otorgan este nivel de acceso a la discusión y documentación de la gerencia necesitan ejercitarse la autocontención para influir en las decisiones fuera de la sala de juntas.
Una nueva forma de escribir notas de la Junta
La próxima innovación es que las comunicaciones de la junta de Netflix están estructuradas en memos en línea de aproximadamente 30 páginas en forma narrativa que no solo incluyen enlaces para respaldar el análisis sino que también permiten el acceso abierto a todos los datos e información sobre los sistemas compartidos internos de la compañía. Esto incluye la capacidad de los directores para hacer preguntas aclaratorias de los autores en cuestión. Este memo trimestral está escrito y compartido con los 90 ejecutivos principales, así como también con el consejo.
La nota en sí misma consiste en texto escrito que destaca el desempeño comercial, las tendencias de la industria, los desarrollos competitivos y otros asuntos estratégicos y de organización. Los datos de alto nivel se resumen en cuadros y gráficos, pero el énfasis de la nota es principalmente la discusión escrita y el análisis de problemas. Los enlaces integrados dentro de cada sección de la nota conectan al lector con análisis complementarios, datos y detalles que respaldan y amplían la discusión escrita.
Los miembros de la junta reciben la nota unos días antes de las reuniones de la junta y son autodirigidos al revisar el material y hacer clic para revisar el análisis complementario sobre temas o cuestiones que consideran más importantes, interesantes o que requieren la mayor atención desde un punto de vista fiduciario. Los directores estiman que pasan de cuatro a seis horas en preparación. Tienen la capacidad de formular preguntas o pedir aclaraciones directamente en la nota digital, a lo que la administración superior responde antes de la reunión. Los directores toman ventaja activa de esta capacidad.
Debido a que los directores están ampliamente preparados, las reuniones de la junta son significativamente más eficientes, con un enfoque en las preguntas y el debate en lugar de la presentación. Las reuniones duran entre tres y cuatro horas (en comparación con todo el día o varios días en muchas grandes empresas). Los altos ejecutivos asisten a las reuniones de la junta y responden preguntas si es necesario.
El enfoque de Netflix para la gobernanza de la junta está enraizado y refleja la cultura y el liderazgo de la compañía. La cultura de Netflix enfatiza la iniciativa individual, el intercambio de información y un enfoque en los resultados en lugar de los procesos. En palabras de un director: "A muchos directores ejecutivos les gusta la noción de transparencia. La diferencia es que Reed ha decidido implementar mecanismos ... que realmente lo hacen realidad ".
Los directores de Netflix creen que estos procesos les dan confianza en la administración, especialmente cuando enfrentan desafíos. Los ejemplos incluyen su feroz competencia con Blockbuster por el dominio en el mercado de suscripción de DVD, las costosas decisiones de invertir en contenido para su sitio web, la expansión internacional y el costo y el riesgo significativos de producir contenido original. Según un director, "es difícil imaginar que podríamos haberlo hecho sin el conocimiento profundo de las operaciones y las personas".
Los directores de las principales compañías toman en serio su trabajo de supervisión, pero con demasiada frecuencia se ven perjudicados por la falta de transparencia y de información utilizable. Netflix proporciona un modelo para las empresas que buscan superar este desafío.
David Larcker es el Profesor James Irvin Miller de Contabilidad y Facultad Senior en el Rock Center for Corporate Governance en la Universidad de Stanford. Es coautor de los libros Corporate Governance Matters y A Real Look at Real World Corporate Governance.
Brian Tayan es investigador en el Rock Center for Corporate Governance en la Universidad de Stanford. Es coautor de los libros Corporate Governance Matters y A Real Look at Real World Corporate Governance.
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